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很多时候,会议是完成某件事的最佳方法。

2020-02-01

会议的基本思想很简单:两个或两个以上的人聚在一起讨论一个或多个主题。它可以处于正式或非正式的环境中。它可以在一个组织内的人员之间,也可以在多个组织中的人员之间。

会议的概念很古老。在最基本的级别上,举行会议以使人们聚在一起谈论事情。召开会议可能有很好的理由,而召开会议可能有不好的理由,我们将讨论两者。

会议也有不同类型,其中一些会议本质上比其他会议更有效率。

 

什么时候有他们

有很多开会的理由。很多时候,会议是完成某件事的最佳方法。

销售会议和客户会议是召开会议的明显时机。但是除此之外,会议还有其他很好的理由:

  • 集思广益会议:面对面交流通常很容易,即使这实际上是很有意义的。
  • 为决策提供支持:尽管决策会议通常会浪费时间,但一旦做出决策就建立支持会议有时是个好主意。
  • 涵盖重要事项:有时,召开小型会议是与关键人员一起涵盖重要事项的好方法。如果重要新闻不是特别积极,那就尤其如此。面对面的互动通常是比坏消息(例如电子邮件)更好的坏消息发布方式。

什么时候跳过它们

会议通常是与员工,团队成员甚至客户沟通的效率低下的方式。他们可能以非常不利于生产力的方式中断工作日。他们可能花费比计划更长的时间。很多时候,它们不会导致任何富有成效的结论。

如果没有一个很好的理由开会,而不是其他形式的通信,那么最好寻求其他选项实现你希望从会议中得到的结果。

开会有一些不好的理由:

  • 状态会议:通常仅是为了通知人们发生了什么事情而召开状态会议,但是在大多数情况下,电子邮件或类似的通信更为有效并且浪费的时间更少。
  • 更新会议:与状态会议一样,当各种团队成员需要更新项目所在位置时,也会使用更新会议。同样,电子邮件或其他基于文本的消息将更加高效。
  • 让所有人都听到:即使管理得当,这类会议也常常浪费大量时间。相反,要求每个人提交他们的想法或疑虑,然后找到解决它们的方法(可能包括开会)。

当然,现在有时候会议更多地与社会期望有关,而不是与实际完成工作有关。当涉及到客户会议时,尤其如此。一些客户觉得与他们雇用的人需要“面对面的时间”,因此您可能不得不处理这些事情或冒失去客户的风险。在这种情况下,最好计划一些后续交流,以澄清会议中讨论的所有内容。

 

应该包括谁

重要的是,会议中包括的每个人实际上都必须在那儿,并且每个需要参加的人都实际上在那儿。

如果您要开会讨论某个特定项目,那么参与该项目的每个人都应该在那儿。如果您要与客户会面,请确保有实际决策者在任何可能的地方。您想直接与实际做出决定的人交谈,而不是与您必须依靠的另一位成员准确地交流您所说的话。

 

会议类型

有很多不同类型的会议。有些非常有用,而另一些则没有那么有用。

内部会议

内部会议(也称为员工会议或团队会议)在您的组织内举行。他们可能包括您的整个员工(很少有个好主意),或者只是特定的关键团队成员。

内部会议的召开可能有多种原因,但是大多数情况下是在需要在小组内进行信息共享和讨论时才举行内部会议。

召开内部会议有一些很好的理由:

  • 头脑风暴会议
  • 目标会议
  • 团队建设(虽然不一定要在办公室外进行)
  • 大型会议(通常每年大约举行一次)

然而,内部会议往往最容易浪费时间。与召开正式会议相比,通常存在更好的沟通方式和有效合作的方式,因此请避免将它们当作干扰。

远程和虚拟会议

随着越来越多的团队和公司雇用远程工作者,虚拟会议变得越来越普遍。一些公司除了虚拟办公室外没有其他任何运作,这意味着它们几乎完全是远程会议。

这些通常是通过Skype等工具或其他网络会议服务完成的。根据需要完成的工作,还有许多其他的远程会议和协作工具。当然,远程会议总是有其特点:电话会议。

销售会议

销售会议是与潜在客户举行的,通常更像是一种“认识您”的情况。这里的目标是要了解客户并说服他们您是适合该工作的团队(或至少不是错误的团队)。

销售会议可以在您的办公室,客户办公室或餐厅或咖啡厅等第三地点举行。

销售会议有一些关键,特别是在公开场合。

  • 如果要在自己的办公室主持会议,请至少提供一些茶点,例如咖啡。
  • 如果您要去客户办公室,请注意他们营业地点的着装要求。尽管您不一定需要完全匹配它,但是当每个人都穿着牛仔裤和T恤衫时,您不想穿着三件套西装出现,反之亦然。
  • 如果在餐厅见面,请从潜在客户那里获取有关食物和饮料的提示。如果他们不点酒,您也不应该。即使您的客户大量饮酒,也不应如此。保持专业!
  • 如果您将客户带到餐厅,咖啡店等,则期望选择标签。
  • 想到销售会议有点像第一次约会是个好主意:您希望找到共同点,同时给人留下深刻(准确)的第一印象。

销售会议经常被视为必不可少的邪恶。有些人在这些环境中蒸蒸日上,可以毫无问题地与客户达成交易。其他人讨厌它们,并尽可能避免它们。但是不幸的是,有些客户在愿意与您合作之前会坚持这种会议。

与现有客户会面

有时,您已经与之合作的客户会开会。通常这样做是为了获取项目的更新,或者需要更改项目的范围。

有时您会在中立的地方开会,但是这些会议通常在您或客户的办公室举行。再次,就像销售会议一样,如果您要在办公室开会,则需要提供一些基本的茶点。

启动会议是您可能需要为每个新客户举办的非常常见的计划会议类型。这是客户与项目团队的大部分或全部在项目开始时开会的时候,彼此结识并讨论每个团队成员的角色。在某些情况下,这不会与客户举行,而是内部会议。

年度会议

年度会议略有不同,通常更像是会议,而不是我们通常认为的会议。年度会议将组织中的每个人召集在一起,有时包括演讲者,讲习班,课程等。

这些在拥有许多办事处的大型公司中最常见,尽管在拥有分布式工作人员的公司中也很常见。对于很少亲自进行互动的员工来说,这是一个很好的方法,它可以增强公司的内部文化。

 

幸存的客户会议

客户会议比一般的内部会议给您带来更大的压力。无论是第一次会议还是第十五次会议,您都必须给人留下专业的印象。您可以做很多事情来确保您的客户会议有效。

你需要一个议程

与客户举行的每次会议都应该有一个议程,即使只是在您的脑海中。会议的召开是有原因的,有些事情需要解决。询问您的客户会议的目的是什么(如果他们要求的话),这样您就可以清楚地知道需要完成什么。

设定关键目标

尽管不一定是同一件事,但这直接关系到议程。会议的目标可能是澄清项目的某些方面,或者让客户同意您的想法。无论哪种情况,了解会议的目标是什么,知道客户的目标是什么,都会使会议更加顺利。

问好问题

在大多数客户会议中,您都希望从客户那里收集信息,即使这些信息是对您的想法或建议的反馈。通过向客户提出好的问题,您将能够了解他们想要的东西以及他们真正的想法。在某些情况下,客户本身可能不知道他们想要什么,只有通过向他们提出问题,您才能引导他们得出结论。

确保合适的人在那里

如前所述,您需要确保任何项目的关键决策者都出席会议。没有他们,会议将无法达成实际的结论或解决方案,您可能会陷入无休止的后续行动周期。

召开客户会议时,可以询问甚至明确要求某些关键决策者出席(如果您知道他们是谁)。如果您不知道他们是谁,那么可以问一下与您会面的人,看看是否还有其他人参与决策过程,然后看看他们是否会参加。

做好准备

准备有两个方面。首先,您需要确保拥有正确呈现给客户的所有信息。其中包括必要的视觉辅助工具,以及您可能拥有的任何实际原型或模型。

如果您不在办公室开会,请确保在需要显示在线资产时可以使用wi-fi。有一个备份计划,以防万一。出席会议并无法向他们展示您的承诺时,没有什么比这更专业。

其次,您的客户不可避免地会对您遇到的任何问题有任何疑问或异议。为这些问题或异议做好准备的关键。有时候在别人面前做演讲是一个好主意,看看他们可能有什么问题或反对意见,以作准备。

做笔记

在任何客户会议期间,您应始终记笔记。您不能依靠自己的记忆来记住重要的细节或讨论要点。甚至只是对所讨论内容的概括概述也可能会有所帮助。

如果在实际会议期间做笔记不方便,或者您只能记下几件事,那么一种有用的技术是在会议之后立即做一些笔记。如果您在会议期间记了一些笔记,然后又花了五到十分钟来充实这些笔记并记下其他想法,那么您不太可能忘记重要的事情。

发送会议后摘要

最后,会议中的每个人都必须在同一页上保持一致,这一点至关重要。这就是为什么会议后摘要可以成为非常有用的工具。花几分钟时间写出会议摘要,尤其是包括已达成的任何结论或需要采取的任何行动步骤。

分配后续任务

您很可能会离开会议,并列出接下来需要做的事情。除非您自己处理所有任务,否则请确保将每个任务分配给团队成员以完成任务。

 

使内部会议富有成效

考虑到每年仅在美国企业上不必要的,无效的会议就浪费了370亿美元的薪水成本,因此限制会议的召开并使其步入正轨至关重要。

内部会议有许多种可能的方式可以偏离正轨并浪费时间。这就是为什么这么多公司完全避免使用它们的原因。但是,有一些关键可以使您必要的会议保持高效。

考虑时间

当您开会时,会议效率是非常重要的一部分。尽管会议本身可能只持续30分钟,但是如果打断了员工一天中最有生产力的时间,那不是很好的时间浪费。考虑早上开会(当许多员工要浪费时间去喝咖啡和与同事聊天,或者做一些琐碎的事情,例如赶上电子邮件)时,或午饭后开会。

一些最糟糕的会议时间是在午餐之前(每个人都饿了,想离开)和一天结束时(人们更加专注于完成工作,以便可以回家过夜)。早上和下午的好坏取决于您员工的工作周期。

定义目的和议程

每次会议都应有一个目的,该目的应在会议之前进行定义。最重要的是,会议目的应该与参加会议的人员共享,以便他们知道会发生什么。

没有比员工不知道目的的神秘会议更能引起压力或浪费时间了。如果公司正在进行任何类型的更改或在财务上或其他方面遇到任何问题(或据传有问题),则尤其如此。

员工经常想知道下一次会议是否是他们将要发现的大规模裁员,部门结构或工作职责的重大变化或更糟的会议。公司本身关闭。这使他们在开会之前的工作效率大打折扣,因为他们担心会议将包括什么。

会议议程应在会议开始之前发出。它应该清楚地概述将要讨论的内容以及会议的时间和持续时间。

保持话题

由于您有一个议程,因此在整个会议中保持话题主题比较容易。如果与会者提出其他主题,请记下它们以供以后讨论,但不要偏离议程。

要求特定的参与者负责使事情保持正轨甚至会有所帮助。这是一项重要的工作,如果您希望提高会议的效率,就需要处理这一工作。

只有必要的人可以参加

为什么要浪费不需要参加会议的员工的时间?只有直接参与会议主题的人才能出席。有时,这意味着拆分为多个会议,以使主题与每组参与者相关。这比要求只需要在会议的一小部分时间到那里的员工浪费一个小时的工作时间要好得多。

充分准备

一旦掌握了议程,就可以为会议做好充分的准备。确保您拥有所需的一切,并确保在会议开始之前共享与会者需要的所有信息。会议开始时,您应该做的最后一件事是浏览随机记录,以弄清楚从哪里开始或涵盖哪些内容。

这也是为什么与参加者分享您的议程很重要的原因,这样他们才有时间充分准备自己的时间。

坚持不懈

每次会议应有开始时间和结束时间。那些时间应该坚持。这意味着即使不是每个人都在场,也要准时开始会议。这也意味着即使没有涵盖所有内容,也要结束会议。严格执行此操作将使您更有效率,因为如果您知道需要在特定时间段内完成某些事情,您将不太可能偏离。

如果某人迟到,请不要花时间在会议本身上为他们回顾一下事情。所有这些都是惩罚那些努力守时并浪费会议时间的人。

您还需要使会议简短。会议绝不应该超过一个小时,将会议限制在三十分钟甚至十五分钟是一个更好的主意。会议时间越短,就越容易按时进行,离开主题的时间也就越短。它还使与会人员感到紧迫感,您会发现更轻松地快速浏览主题。

杭州网站建设规则的一个例外是集体讨论会议。但即使是这样,也应该分成更短的疗程,以防止倦怠。集思广益一个小时,然后稍事休息再回到它,比尝试直接工作两三个小时要有效得多。

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